Światowy rynek spotkań (MICE) zmienia się dynamicznie, a międzynarodowa rywalizacja o organizację prestiżowych kongresów, wydarzeń korporacyjnych czy wyjazdów motywacyjnych wymaga dziś od nas znacznie więcej niż tylko prezentacji pięknych obiektów czy bogatej infrastruktury. Kluczem do sukcesu staje się profesjonalizacja, doskonała znajomość potrzeb klienta oraz budowanie partnerstwa opartego na zaufaniu. Kierując się tą zasadą, Mazovia Convention Bureau dołączyło do nowej, wyjątkowej inicjatywy edukacyjnej – Poland MICE Masterclass Series.
Nowa era w promocji polskiego sektora MICE
9 września 2026 roku w Novotel Warszawa Centrum odbył się pierwszy stacjonarny warsztat inaugurujący prestiżowy cykl Poland MICE Masterclass, zorganizowany przez Poland Convention Bureau POT. To wieloetapowy program wsparcia kompetencji sprzedażowych i promocyjnych zaplanowany na lata 2026–2027. Inicjatywa skierowana jest do kluczowych podmiotów rynku spotkań pod wspólną marką Polska: miejskich i regionalnych biur convention (w tym Mazovia Convention Bureau), Rekomendowanych Profesjonalnych Organizatorów Kongresów (PCO), Rekomendowanych Organizatorów Podróży Motywacyjnych (ITC) oraz przedstawicieli Poland Convention Bureau POT.
Szkolenia i warsztaty prowadzi wybitna międzynarodowa ekspertka z Irlandii – Ciara Feely, autorka uznanego programu Steps to WIN™, bazującego na jej wieloletnich doświadczeniach zdobytych na zagranicznych rynkach.
Niezależnie od tego, czy reprezentujemy miasto, region Mazowsza, czy konkretne agencje MICE, w rozmowie z zagranicznym meeting plannerem tworzymy jedną spójną ofertę destynacji. Dlatego rozwijanie wspólnych kompetencji jest fundamentalnym krokiem do budowania silnej pozycji Polski i Mazowsza w światowym rankingu destynacji MICE.
Sprzedaż oparta na zrozumieniu – od gotowego katalogu do roli doradcy
Pierwszy warsztat w Warszawie odbiegał od formuły tradycyjnego wykładu. Spotkanie miało charakter niezwykle praktyczny i warsztatowy. Punktem wyjścia stała się dogłębna perspektywa klienta – zrozumienie, dlaczego dana organizacja decyduje się zgromadzić ludzi w jednym miejscu i jakie cele biznesowe czy wizerunkowe chce dzięki temu osiągnąć.
Podczas pracy z mapą empatii analizowaliśmy zachowania, problemy oraz oczekiwania organizatorów. Rozpatrywaliśmy różnice pomiędzy perspektywą międzynarodowej korporacji lub stowarzyszenia a celami reprezentującej ich agencji.
Fundamentem filozofii 7 Steps to WIN™ jest zasada: zanim zaproponujesz konkretny obiekt, miasto czy atrakcję, musisz dogłębnie zrozumieć cel klienta. Zamiast wysyłać szablonowe oferty, Mazovia Convention Bureau stawia na rolę doradcy i partnera, który pomaga znaleźć rozwiązanie uszyte na miarę realnych potrzeb.
„Podczas warsztatów przedstawiciele branży naprawdę biorą sobie do serca znaczenie słuchania klientów – nie tylko opowiadania ludziom o swoim kraju, ale to, że naprawdę zależy im na doświadczeniu i wywieraniu wpływu, jaki organizator chce osiągnąć” – podkreśliła po spotkaniu Ciara Feely.
„Killer Questions” – nasza broń w walce o wydarzenia
Istotnym elementem szkolenia była praca z modułem sekcji „Killer Questions”. To zestaw precyzyjnie sformułowanych pytań, które pomagają przejść od ogólnego zapytania ofertowego do poznania strategicznych celów organizatora.
Uczestnicy warsztatów analizowali m.in. case study zapytania o międzynarodowe wydarzenie dla branży technologicznej. Zadaniem zespołów nie było szybkie podanie nazwy hotelu czy listy atrakcji, lecz ustalenie informacji, których brakuje, by zaprojektować optymalne rozwiązanie. W praktyce wdrażamy dwie kluczowe zasady:
- Czego muszę się dowiedzieć, zanim zaproponuję rozwiązanie? (What do I need to understand before suggesting a solution?)
- Jakie pomysły warto rozważyć, gdy cele są już jasne? (Ideas to explore once the objectives are clear)
Lepsza efektywność podczas targów B2B: IMEX, IBTM i bezpośrednich spotkań
Przełożenie zdobytej wiedzy na praktykę ma kluczowe znaczenie w kontekście międzynarodowych wydarzeń branżowych, takich jak IMEX Frankfurt, IMEX America czy IBTM World w Barcelonie. Udział w nich oraz obecność na Polskim Stoisku Narodowym to znacząca inwestycja w promocję regionu.
Dzięki udziałowi w programie Poland MICE Masterclass podnosimy jakość prowadzonych rozmów B2B. Chodzi o to, aby kilkunastominutowe spotkanie z tzw. hosted buyerem nie kończyło się jedynie na wręczeniu materiałów promocyjnych. Naszym celem jest:
- Precyzyjne rozpoznanie potencjału klienta,
- Prowadzenie trafnych rozmów handlowych,
- Sprawne określenie kolejnych kroków biznesowych,
- Przygotowanie szytej na miarę oferty,
- Konsekwentne budowanie długofalowych relacji i zaufania.
Co uczestnictwo w Poland MICE Masterclass oznacza dla Mazowsza?
Dla Mazovia Convention Bureau udział w tym cyklu to impuls do jeszcze skuteczniejszej pracy na rzecz naszego regionu. Zyskujemy bardzo konkretne, praktyczne narzędzia, które wykorzystujemy w codzienne pracy z meeting plannerami, podczas podróży studyjnych (Fam Trips), prezentacji destynacji oraz targów.
Nasze cele i korzyści z udziału w Masterclass:
- Skuteczniejszy marketing destynacji: Potrafimy precyzyjniej komunikować unikalne zalety Mazowsza na tle międzynarodowej konkurencji.
- Partnerstwo z klientem: Szybciej identyfikujemy realne potrzeby organizatorów i dopasowujemy do nich zaplecze konferencyjne regionu.
- Synergia i współpraca: Zaciśnięcie relacji i wymiana doświadczeń z innymi biurami convention w Polsce, lokalnymi PCO oraz DMC wzmacnia siłę przebicia całej marki Polska.
Rozwój kompetencji naszej kadry bezpośrednio przekłada się na lepszą promocję i skuteczniejszą sprzedaż oferty MICE Mazowsza za granicą. Cieszymy się, że jesteśmy częścią tak ważnego projektu i z niecierpliwością czekamy na kolejne warsztaty z Ciarą Feely w ramach cyklu 2026–2027!
Zdjęcia: Poland Convention Bureau
